Księgowość w spółce akcyjnej – co warto wiedzieć?

Spółka akcyjna jest jedną z najbardziej popularnych form prowadzenia działalności gospodarczej. Ma ona liczne zalety, jak np. odpowiedzialność akcjonariuszy za zobowiązania, możliwość emisji akcji i ich odsprzedaży (a także obligacji i innych instrumentów finansowych) oraz jawność danych. Pod tym kątem budzi ona duże zaufanie wśród kontrahentów i inwestorów.

Chociaż spółka akcyjna to korzystne rozwiązanie dla przedsiębiorców, to jej założenie i prowadzenie wiąże się z dodatkowymi wymaganiami. Dotyczą one m.in. księgowości. To dlatego tak istotne jest, by do prowadzenia ksiąg wybrać biuro rachunkowe, które ma doświadczenie w prowadzeniu spraw tego typu spółki i jej wspólników.

Założenie spółki akcyjnej – najważniejsze informacje

Założycielem spółki akcyjnej może być jedna osoba fizyczna lub prawna albo większa liczba osób, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej posiadające zdolność prawną. Do stworzenia takiego podmiotu wymagany jest kapitał w wysokości co najmniej 100 000 złotych (z minimalną wartością jednej akcji – 1 grosz) oraz zawarcie umowy założycielskiej. Na tę ostatnią składają się statut, jednostronne oświadczenia o przystąpieniu do spółki oraz zgoda na brzmienie statutu, a także zgoda na objęcie akcji.

W statucie spółki określane są:

• Firma (nazwa) i siedziba,
• przedmiot działalności,
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,
• wysokość kapitału zakładowego,
• kwota, jaka została wpłacona przed zarejestrowaniem spółki na pokrycie kapitału zakładowego,
• wartość nominalnej akcji i ich liczba ze wskazaniem, czy są to akcje imienne, czy na okaziciela,
• liczba akcji poszczególnych rodzajów i związane z nimi uprawnienia, jeżeli w spółce będą występować akcje różnych rodzajów,
• nazwiska i imiona założycieli spółki,
• liczba członków zarządu i rady nadzorczej albo co najmniej minimalna lub maksymalna liczba członków tych organów oraz podmiot uprawniony do ustalenia składu zarządu i rady nadzorczej.

Aby spółka akcyjna zaczęła istnieć, niezbędne jest wpisanie jej do rejestru przedsiębiorców. Można to zrobić, składając wniosek elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych – https://prs.ms.gov.pl/. Firma uzyskuje wówczas NIP (numer identyfikacji podatkowej, którym posługuje się w kontaktach z urzędem skarbowym) i REGON (to numer w rejestrze Głównego Urzędu Statystycznego). Co więcej, przy rejestracji spółka akcyjna zostanie także automatycznie zarejestrowana w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne. Nie trzeba wówczas wysyłać do tej instytucji dodatkowych dokumentów. Gdy spółka akcyjna zostanie już zarejestrowana, konieczne jest także przekazanie danych uzupełniających do urzędu skarbowego za pomocą formularza NIP-8. Tę sprawę można załatwić za pośrednictwem portalu rządowego – http://biznes.gov.pl. Wśród najważniejszych danych przekazywanych w formularzu NIP-8 znajdują się m.in. skrócona nazwa firmy, adresy prowadzenia działalności, numery rachunków bankowych, przewidywana liczba pracowników, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, oraz kontakty do najważniejszych osób z firmy.

Organy spółki akcyjnej

Każda spółka akcyjna musi powołać trzy organy – zarząd, walne zgromadzenie akcjonariuszy oraz radę nadzorczą. Są one ustanawiane w aktach notarialnych, w których akcjonariusze wyrażają zgodę na zawiązanie spółki, treść statutu oraz objęcie akcji.

Zarząd spółki akcyjnej, który składa się z jednej lub większej liczby członków, reprezentuje ją w stosunkach zewnętrznych i prowadzi jej sprawy. Polega to na dokonywaniu i przyjmowaniu czynności prawnych za firmę w stosunkach z osobami trzecimi. Funkcja członka zarządu może być pełniona za wynagrodzeniem lub nieodpłatnie. Poza zarządem spółki prawo do jej reprezentacji mogą nabyć inne osoby, tj. kurator, syndyk masy upadłościowej, likwidator, a także pełnomocnicy oraz prokurenci.

Rada nadzorcza spółki akcyjnej sprawuje nadzór nad działalnością spółki. Ten organ, składający się z co najmniej trzech członków, odpowiada za powołanie i odwołanie członków zarządu, chyba że tę kwestię inaczej określa statut spółki. Członkowie rady nadzorczej są powoływani przez walne zgromadzenie akcjonariuszy, o ile statut spółki nie stanowi inaczej.

Walne zgromadzenie składa się ze wszystkich akcjonariuszy, którzy wspólnie decydują o sprawach strategicznych dla spółki. Jego członkowie są odpowiedzialni za podejmowanie uchwał dotyczących m.in.:

• rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki,
• udzielenia absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków,
• nabycia i zbycia nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości,
• decyzji dotyczących dalszego istnienia spółki,
• zmiany statutu spółki.

Wymogi dotyczące prowadzenia księgowości w spółce akcyjnej

Podstawowe wymogi dotyczące spółki akcyjnej, związane z rachunkowością, to prowadzenie pełnej księgowości. To forma dokumentowania zdarzeń gospodarczych, która w przeciwieństwie do prostszych odmian (podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów) rejestruje o wiele więcej wydarzeń i stanowi dokładne udokumentowanie finansów firmy. Służą do tego dodatkowe rejestry i ewidencje, pozwalające prześledzić m.in. zmiany w majątku przedsiębiorstwa, rozliczenia z kontrahentami i przepływy pieniężne. Na pełną księgowość składają się dzienniki, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów, uzgodnienia sald, potwierdzenia i sprawozdanie finansowe. Prowadzenie pełnej księgowości spółki akcyjnej podlega ponadto obowiązkowemu badaniu przez niezależnego biegłego rewidenta.

Prowadzenie pełnej księgowości w spółce akcyjnej jest zatem czasochłonne i generuje liczne dodatkowe koszty. Jednak w tej sytuacji możliwe jest prowadzenie pełnej ewidencji przychodów i rozchodów, co pozwala na zidentyfikowanie źródeł ograniczonej płynności. Dzięki pełnej księgowości możliwe jest także łatwiejsze udokumentowanie każdego przepływu pieniężnego czy zmiany wartości aktywów, np. w kontakcie z urzędem skarbowym czy też przy przedstawianiu informacji biegłemu rewidentowi. Co więcej, prowadząc pełną księgowość w spółce akcyjnej, można łatwiej ocenić sytuację finansową firmy i stworzyć wskaźniki upraszczające podejmowanie decyzji w zakresie bieżącej i przyszłej działalności gospodarczej.

Inną istotną dla spółki akcyjnej kwestią jest to, że na jej zarządzie spoczywają obowiązki związane z ewidencją księgową funduszy podstawowych. Do tego celu wykorzystywane jest konto księgowe „Kapitał zakładowy”. Wymóg prowadzenia księgi akcyjnej (zawierającej akcje imienne i tymczasowe) wynika z paragrafu 1, artykułu 341 Kodeksu spółek handlowych. Wpisy powinny zawierać dane osoby bądź firmy posiadającej akcje (imię i nazwisko bądź nazwa, adres), a także wysokość wpłat. Opcjonalnie w takim wpisie powinien znaleźć się zapis o przeniesieniu akcji na inny podmiot lub osobę. Do bardziej skomplikowanych kwestii, w których pomoże doświadczone biuro rachunkowe, należy chociażby odpowiednie odnotowywanie akcji aportowych i powiązana z tym procedura zakładająca utrzymanie ich imiennego statusu do czasu zatwierdzenia przez walne zgromadzenie sprawozdania finansowego za rok finansowy, w którym doszło do pokrycia tych akcji.

Przepisy dotyczące spółek akcyjnych obligują także przedsiębiorców prowadzących tę formę działalności gospodarczej do utworzenia kapitału zapasowego, będącego zabezpieczeniem potencjalnych przyszłych strat. Na jego konto powinno trafiać 8% rocznego zysku aż do momentu, gdy zgromadzona pula osiągnie co najmniej 1/3 sumy kapitału zakładowego. O tym, w jaki sposób będą użyte w przyszłości środki z tego kapitału, decyduje walne zgromadzenie akcjonariuszy. Istotne jest to, że równowartość 1/3 kapitału zakładowego może być wykorzystana wyłącznie na pokrycie strat.

Inne ważne kwestie podatkowe to: spółka akcyjna jest podatnikiem VAT oraz podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). Ta druga danina jest płacona przez samą spółkę akcyjną od dochodów osiągniętych w danym roku podatkowym. Oprócz tego akcjonariusze spółki płacą podatek (19%) od wypłacanych im dywidend i innych dochodów pochodzących z udziału w zyskach osób prawnych (np. z tytułu umorzenia udziałów).

2Business – profesjonalna pomoc w założeniu spółki akcyjnej i prowadzeniu jej ksiąg rachunkowych

Założenie działalności gospodarczej i prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki akcyjnej wiąże się z licznymi problemami, z którymi zmierzyć mogą się tylko profesjonaliści z dużym doświadczeniem w interpretacji i stosowaniu polskich przepisów prawa. Wśród podmiotów działających na terenie Warszawy i okolic, które zajmują się tą kwestią, znajduje się biuro rachunkowe 2Business. Pomoc obejmuje wszelkie formalności związane z rejestracją spółki oraz prowadzeniem jej bieżących spraw, wraz z reprezentacją przed organami państwowymi i biegłymi rewidentami. Dzięki wykwalifikowanemu zespołowi, który stale podnosi kwalifikacje, biuro rachunkowe 2Business jest w stanie świadczyć usługi dla spółek akcyjnych na najwyższym poziomie, co przekłada się na osiągane przez nie korzystne wyniki finansowe.

Aby zapewnić najwyższe standardy rozliczenia klientów – spółek akcyjnych – biuro rachunkowe 2Business podjęło współpracę z innymi specjalistami. Wśród nich znajdują się m.in. doradcy podatkowi, radcy prawni, notariusze i pośrednicy ubezpieczeniowi. Dzięki tak kompleksowej obsłudze jest możliwe prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sprawozdań finansowych spółek akcyjnych, zgodnie z wymogami przepisów prawa, z uwzględnieniem wszelkich zmian w ustawach i rozporządzeniach.